KN Collection - Tietosuojaseloste

Jorretuote OY - KN Collection Tietosuojaseloste

REKISTERINPITÄJÄ

Jorretuote OY – KN Collection

Kantokatu 7, 04200 Kerava

Y-tunnus: 0429715-5

Puhelin: +358 504082900

Sähköpostiosoite: info@kncollection.fi

YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Sähköpostiosoite: giorgio.alessio@kncollection.fi

Puhelin: +358 504082900

MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME

Käsittelemme asiakkaisiin liittyen seuraavia henkilötietoja:

Asiakkaan perustiedot:

– Nimi

–Tilauksen yhteydessä annetut tiedot kuten lähetysosoite

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero(t)

– Laskutustiedot kuten maksutapa ja tilaushistoria

– Asiakaspalvelutiedot kuten lähetetyt viestit ja palaute

– Markkinointiviestintään liittyvät tiedot kuten markkinointiluvat kanavittain

Ostotapahtumaan liittyvät tiedot verkossa ja myymälöissä

– Kuittitiedot

– Tilaukseen, toimitukseen ja palautukseen liittyvä tiedot

Palveluiden käyttöön liittyvät tiedot

– Palveluiden käyttö- ja varaustiedot eri asiointikanavissa verkossa, mobiili-sovelluksessa ja myymälöissä

– Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot KN Collectionin verkkosivustoilla, tekniset tiedot sekä käyttäjän selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot; voit lukea evästeiden käytöstä lisää täältä.

Asiakaspalvelun tuottamiseen liittyvät tiedot

– Asiakkaan viestit ja viestisisällöt

– Asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot

– Haettaviin hyvityksiin ja korvauksiin liittyvät tiedot, kuten peruste ja määrä

Markkinointiviestintään liittyvät tiedot

– Markkinointiluvat kanavittain

– Tiedot lähetetyistä viesteistä ja sähköisten viestien osalta niiden avaus ja klikkaustiedot

MIHIN TARKOITUKSIIN HENKILÖTIETOJA KÄSITELLÄÄN

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Myynnin ja palveluiden tuottaminen sähköisissä kanavissa ja myymälöissä

– Etujen kohdentaminen oikein esimerkiksi verkkokaupan tuotesuosituksiin liittyen

– KN Collectionin verkkokaupan tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen

– KN Collectionin valikoiman ja palveluiden kehittäminen

– Asiakassuhteen hoitaminen sisältäen mm. palveluviestinnän, asiakassuhteen kehittämisen ja palveluiden personoinnoin

– Maksutapahtumaan liittyvät tiedot

Verkkokauppa-asiointi, sekä varaukset ja tilaukset

– Tilausten, ostotapahtumien ja palautusten käsittely

– Laskutus

Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteinen velvoite

Asiakaspalvelu

– Asiakaspalautteen ja palvelupyyntöjen käsittely ja niihin vastaaminen (oikeutettu etu)

– Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen (lakisääteinen velvoite)

Asiakasviestintä ja markkinointi

– Asiakasviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen

– Kilpailujen ja arvontojen toteuttaminen

– Asiakaskannan tietojen analysointi ja luokittelu paremmin kohdennetun viestinnän toteuttamiseksi

Käsittelyperuste: uutiskirjeiden ja SMS-viestien osalta asiakkaan suostumus

Asiakaskyselyt ja -analyysit

– Asiakkaiden mielipiteiden ja näkemysten kerääminen kehittämistarkoituksiin

– Asiakastietoja käytetään myös analyyseissä, raportoinnissa ja järjestelmäkehityksessä KN Collectionin liiketoiminnan kehittämiseksi

Käsittelyperuste: oikeutettu etu

Lakisääteiset velvoitteet ja hallinnolliset toimenpiteet

– Kirjanpito

– Rikosten ehkäiseminen ja selvittäminen

– Oikeusvaateiden laatiminen, puolustaminen ja niihin vastaaminen esimerkiksi rikos- ja vahinkoasioissa sekä kuluttajaoikeudellisissa asioissa

– Kuluttajakauppaa koskevan myyjän virhevastuun toteuttaminen, tuotevastuuvelvoitteiden toteuttaminen

Käsittelyperuste: lakisääteinen velvoite ja elintärkeiden etujen suojaaminen

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tietojen käsittelyaikojen suunnittelussa on huomioitu käsittelyn rajoittaminen vain kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Seuraavassa on kerrottu käsittelyajoista sekä niiden määrittämiskriteereistä.

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen (esimerkiksi sähköpostimarkkinointi), lopetamme tietojen käsittelyn suostumuksen peruuttamisen jälkeen. Edellä sanottu koskee esimerkiksi uutiskirjeen tilaustietoa, jonka poistamme viivytyksettä, mikäli ilmoitat uutiskirjeen tilauksen peruutuksesta.

Asiakkaiden ostotietoja säilytetään pääsääntöisesti viiden vuoden ajan.

(Ostotapahtumiin, palautuksiin ja laskutukseen liittyviä tietoja käsitellään osana Jorretuote Oy kirjanpitomateriaalia kirjanpitolain määrittelemän ajan, joka on kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Palaute ja reklamaatioasioiden käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot sekä oikeusvaateisiin liittyvät tiedot säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä viittä vuotta. Elintärkeiden etujen suojaamiseksi, kuten tuotteiden takaisinvetoihin liittyvät tiedot poistetaan viivytyksettä takaisinvedon toteuduttua viranomaisten ohjeistamalla tavalla. Kilpailujen ja arvontojen osallistujalistat poistetaan voittajan valinnan ja/tai arvonnan suorittamisen ja mahdollisen palkinnon luovuttamisen jälkeen.

OIKEUTESI PERUUTTAA SUOSTUMUS

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen esimerkiksi silloin, kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen olemalla yhteydessä asiakaspalveluun tai peruuttamalla sähköisen suoramarkkinoinnin luvan verkkosivujemme kautta.

Voit antaa suostumuksesi suoramarkkinointiin viestintäkanavakohtaisesti (sähköposti). Sinulla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi sekä asiakastutkimukset.

Mikäli et anna suostumusta sähköiseen suoramarkkinointiin ja kiellät suoramarkkinoinnin postitse ja puhelimitse, lähetämme sinulle vain tilaamiesi tai sinulle suunnattujen palveluiden toteuttamiseksi ja asiakkuuden hoidon kannalta tarpeellista asiakassuhdeviestintää.

TIETOJA MUISTA OIKEUKSISTASI

Sinulla on oikeus pyynnöstäsi saada tietää, käsitteleekö Jorretuote Oy henkilötietojasi. Jos käsittelemme tietojasi, sinulla on oikeus saada kopio käsittelemistämme tiedoista. Jos emme käsittele tietojasi, on sinulla oikeus saada vahvistus tästäkin.

Sinulla on oikeus korjata tai täydentää käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötietosi.

Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Lopetamme henkilötietojen käsittelyn pyynnöstäsi, mikäli kyse on lainsäädännössä määritetyistä tilanteista.

KUINKA VOIT KÄYTTÄÄ OIKEUKSIASI

Mikäli haluat käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi, voit lähettää tätä koskevan pyynnön osoitteeseen info@kncollection.fi.

TIETOJA HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJISTA

Henkilötietoja käsittelevät KN Collectionin työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta KN Collectionin ulkopuolelle muutoin kuin alla kuvatuissa tilanteissa, lainsäädännön niin velvoittaessa, yrityskaupan tai -järjestelyn yhteydessä sekä perintään liittyvissä asioissa.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille seuraavassa kuvatuissa tilanteissa:

– Asiakastietoja voidaan palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisin osin luovuttaa maksupalveluiden tarjoajille, kuten pankeille, luottolaitoksille ja muille maksupalveluja tarjoaville yrityksille.

Jorretuote Oy:nlisäksi asiakkaiden henkilötietoja käsittelevät Jorretuote Oy:n palveluntuottajat ja yhteistyökumppanit KN Collectionin lukuun ja toimeksiannon mukaisesti. Tällaisia alihankkijoita ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka mm. huolehtivat järjestelmien teknisestä ylläpidosta, ja yhteistyökumppanit, jotka osallistuvat Jorretuote Oy:n tuotteiden ja palveluiden toimitusprosessiin.

Jorretuote Oy:n yhteistyökumppaneita ovat esimerkiksi kuljetusliikkeet, jotka toimittavat tuotteita ja palveluita suoraan asiakkaalle. Kun henkilötietojen käsittelyssä on kyse tietojen käsittelystä Jorretuote Oy:n lukuun, yhteistyökumppanilla ole oikeutta luovuttaa tietoja kolmannelle tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin KN Collectionin toimeksiannon toteuttamiseen.

KN Collectionin asiakastiedon keskeisimpiä vastaanottajia ja/tai käsittelijöitä ovat:

– Shopify (verkkokauppa: Shopify tietosuojaseloste)

– Pakettikauppa (tuotteiden lähetys: Pakettikauppa tietosuojaseloste)

– Stripe Inc. (maksutapahtumien välttäjä verkkokaupassa: Stripe tietosuojaseloste)

– MailChimp (sähköpostimarkkinointi: MailChimp tietosuojaseloste)

–Tradegecko (varastonhallinta ja myyntitilaus: Tradegecko tietosuojaseloste)

LINKIT SIVUILLAMME

Nettisivuillamme on linkkejä jotka avautuvat ulkopuolisilla nettivisuilla. KN Collection ei ole vastuussa näiden sivustojen tietojen käsittelystä. Ehdotamme asikkaitamme lukemaan sivustojen tietoturvaselosteet.

Jorretuote OY – KN Collection pyrkii mahdollisuuksien mukaan siihen, että henkilötietoja käsiteltäisiin ensisijaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen alueilla. Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, kun henkilötietoihin on käyttömahdollisuus EU- ja ETA-alueen ulkopuolisesta maasta käsin.

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs

00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800

00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

VÄLTTÄMÄTTÖMÄT TIEDOT ASIAKKUUTEEN LIITTYVIEN PALVELUIDEN KANNALTA

Verkkokaupan tilausten toimittamiseksi välttämättömiä tietoja ovat nimi osoite, puhelinnumero ja maksutapahtumaan liittyvät tiedot.

Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sinulle sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvää uutiskirjepalvelua.

KN Collectionilla on oikeus keskeyttää palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen tai estää pääsy palveluihin, mikäli asiakas ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

TIETO AUTOMAATTISESTA PÄÄTÖKSENTEOSTA JA PROFILOINNISTA

Profilointi tarkoittaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan joitakin henkilökohtaisia ominaisuuksiasi. Profiloimme asiakkaita markkinoinnin kohdentamiseksi. Katsomme, että edellä kuvatulla profiloinnilla ei ole asetuksessa tarkoitettuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia profiloinnin kohteelle.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus vastustaa profilointia, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun henkilökohtaisen erityisen perusteen nojalla. Voit myös milloin tahansa vastustaa profilointia, joka suoritetaan suoramarkkinoinnin kohdentamiseksi.

TIETOJASI EI KÄYTETÄ TIETÄMÄTTÄSI MUIHIN TARKOITUKSIIN

Emme käytä tietojasi muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, jotka ovat yhteensopivia niiden käyttötarkoitusten kanssa, joita varten henkilötiedot alun perin kerättiin, informoimme sinua uusista käyttötarkoituksista sekä niihin liittyvistä laillisista käsittelyperusteista. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISTÄ VAIKUTUKSISTA

Jorretuote OY – KN Collection on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja huolehtimaan henkilötietojen turvallisesta käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Suojaamme toimitilamme, tietotekniset järjestelmämme ja tuottamiemme palveluiden käyttäjien tiedot asianmukaisilla teknisillä ja hallinnollisilla tietoturvaratkaisuilla ja kehitämme suojausmenetelmiämme jatkuvasti. Tietojen käsittelyyn liittyvät käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia ja niiden laajuus määritellään työtehtävien perusteella.

Huolehdimme oman henkilöstömme osaamisen kehittämisestä tietosuoja-asioissa. Pyrimme huolehtimaan myös siitä, että yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisen käsittelyn merkityksen.

Valvomme henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tapahtumia, reagoimme havaittuihin poikkeamiin ja pyrimme estämään poikkeamista mahdollisesti aiheutuvia vahinkoja. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, kuten muissakin henkilötietojen käsittelyä sisältävissä palveluissa, että ulkopuolinen henkilö väärinkäyttää henkilötietoja. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia sekä rekisteröityjä lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

TIETOSUOJAVASTAAVA

Jos asia koskee henkilötietojen käsittelyä tai EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksien käyttämistä KN Collectionin toiminnoissa, voit olla yhteydessä KN Collectionin tieto-suojavastaavaan. Saat yhteyden tietosuojavastaavaan sähköpostitse giorgio.alessio@kncollection.fi tai puhelimitse +358 504082900.

Sinulla on oikeus asetuksen mukaan poistaa henkilötietosi järjestelmästämme, jos

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin tai

olet peruuttanut suostumuksesi, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta tai

vastustat henkilökohtaisiin syihin vedoten käsittelyä, joka on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi kuten esimerkiksi profilointia;

Tällöin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;

henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;

henkilötiedot on kerätty lapselta tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Voit rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä jos

kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden;

käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista

rekisterinpitäjänä emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

olet vastustanut henkilökohtaisiin syihin vedoten henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen joko yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja odotamme sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

Kun henkilötietojesi käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan säilyttämistä lukuun ottamatta käsitellä ainoastaan suostumuksellasi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi profilointi, henkilökohtaisiin syihisi vedoten;

milloin tahansa, jos henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, mukaan lukien profilointi, silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

LISÄTIETOJA

1.Sinulla on oikeus asetuksen mukaan poistaa henkilötietosi järjestelmästämme, jos